Progetto Sud

Progetto Sud è una realtà del Terzo Settore che tratta dati personali di beneficiari, soci, dipendenti e volontari. La sensibilità del contesto richiedeva un adeguamento GDPR particolarmente curato.

Esigenza

Mancava un sistema documentale strutturato. I trattamenti erano gestiti in modo informale, senza registro art. 30 e con informative datate. La nomina di un DPO esterno era diventata necessaria per la larga scala di soggetti vulnerabili coinvolti.

Approccio Forgest

Abbiamo proposto un percorso strutturato in quattro fasi:

1. Audit iniziale

Mappatura dei trattamenti tramite interviste ai responsabili interni, analisi dei sistemi informativi, dei flussi di dati con i fornitori esterni e delle basi giuridiche di ciascun trattamento.

2. Documentazione

• Registro dei trattamenti ex art. 30 GDPR completo e mantenuto aggiornato.
• Informative customizzate per ogni categoria di interessati (beneficiari, soci, dipendenti, volontari, candidati, newsletter, sito).
• Nomine dei responsabili esterni del trattamento per tutti i fornitori che trattano dati per conto del titolare.
• Procedure scritte per data breach e diritti dell’interessato.

3. DPO esterno

Forgest ha designato un Data Protection Officer esterno con i requisiti di esperienza e indipendenza richiesti dal GDPR. Il DPO è:

• punto di contatto per interessati e Garante;
• consulente continuativo del titolare;
• formatore del personale autorizzato.

4. Formazione

Percorso formativo per il personale autorizzato al trattamento, con focus su:

• principi di liceità, finalità e minimizzazione;
• gestione delle richieste degli interessati;
• procedure operative in caso di data breach.

Risultato

Sistema documentale completo e dimostrabile in caso di ispezione del Garante. Cultura della privacy diffusa nella struttura. Disponibilità continuativa del DPO per consulenze ad hoc.